INFORMATIQUE - L’informatique de gestion

INFORMATIQUE - L’informatique de gestion

L’informatique peut être utilisée pour répondre à des besoins divers, tels que le contrôle de processus industriels, le calcul scientifique et technique, la gestion des organisations. Parmi ces applications, il en est une qui revêt une importance particulière: l’informatique appliquée à la gestion ou informatique de gestion. Il suffit pour s’en convaincre de constater que plus des trois quarts des calculateurs électroniques installés dans les pays développés sont employés à résoudre des problèmes de gestion. Ils constituent, à l’heure actuelle, une source de productivité et un catalyseur d’évolution d’une portée considérable.

Comme dans toute application de l’informatique, on fait ici intervenir un ensemble de matériels ayant chacun une fonction précise ou hardware et des instructions rassemblées en programmes constituant le software . La nature des travaux de gestion réalisés par un système détermine dans une large mesure celle des matériels qui le constituent et des programmes qui assurent son fonctionnement. Bien que la spécificité des traitements de l’information de gestion ne soit que relative, ce texte laissera de côté la technologie des systèmes informatiques ou les connaissances générales relatives au traitement de l’information par les machines électroniques, pour se limiter aux applications de celles-ci à la gestion et aux éventuelles conséquences de ces applications.

Les applications de l’informatique à la gestion

Les applications de l’informatique qui s’imposent à l’évidence concernent l’automatisation des travaux administratifs et comptables. Ce sont là des opérations simples, périodiques, qui ne font pas intervenir de décisions et où l’ordinateur remplace avantageusement l’homme. Dans une entreprise industrielle, la comptabilité générale et analytique ainsi que les comptes clients et les comptes fournisseurs, l’état des stocks, la facturation et la paie du personnel sont pris en charge par l’ordinateur. Il en est de même pour de nombreuses opérations comptables et administratives dans une banque, dans une compagnie d’assurances ou dans une administration telle que la Direction générale des impôts.

Le système informatique peut également assurer des fonctions plus complexes. Ainsi, dans une entreprise industrielle, les commandes des clients peuvent être traduites en ordre de fabrication en assurant le meilleur emploi de l’appareil de production et en gérant les stocks de façon satisfaisante. Dans ce cas, l’ordinateur prépare les décisions selon des règles préalablement fixées par les programmes. Cela est possible chaque fois que les informations sont bien définies et lorsque les choix possibles sont connus ainsi que leurs conséquences. Au moyen des programmes écrits par l’utilisateur, l’ordinateur, à mesure qu’il reçoit les informations, calcule les résultats qui permettent de prendre les décisions ou qui définissent celles-ci.

Dans d’autres cas, où les décisions de gestion ne sont pas analysables avec une telle rigueur (comme, par exemple: à qui confier telle mission ou quel budget affecter à la publicité?), le système informatique sera un outil d’information et d’analyse, puisque le responsable pourra aisément consulter les divers fichiers et, éventuellement, testera telle décision en utilisant un modèle.

Les sociétés développées sont caractérisées en particulier par une circulation sans cesse croissante d’informations de toute nature; aussi l’économie globale de ces flux d’informations est recherchée afin d’assurer leur plein emploi. Cela entraîne le développement de systèmes informatiques collectifs et coopératifs très divers. Ainsi, un système permettant la réservation de moyens de transports, de chambres d’hôtel et de services analogues à partir d’un terminal unique constitue un outil dont les avantages sont multiples: meilleur emploi des ressources, coûts administratifs réduits, commodité pour l’usager... Dans un autre domaine, la simplification des échanges d’informations entre les personnes physiques et morales et les administrations (Sécurité sociale, Finances, P.T.T., etc) sera assurée par la création d’une centrale automatisée d’information assurant le recueil de celle-ci et sa communication à chaque demandeur sous la réserve d’un contrôle et d’une réglementation assurant un usage conforme aux droits et libertés de chacun.

Ces aperçus mettent en évidence que, pratiquement, toute activité, qu’elle soit économique, sociale ou intellectuelle, peut donner lieu à des applications de l’ordinateur. Celui-ci se verra confier, outre les tâches purement administratives, les cas où les décisions sont prévisibles et analysables. D’autre part, c’est un moyen d’information considérable puisqu’il peut apporter à chacun la documentation souhaitée au moment opportun et sans attente. Enfin, comme prolongement de la mémoire et de la logique, il constitue pour l’homme une aide dans ses activités les plus créatrices, qu’elles soient enseignement, recherche... Aujourd’hui, on peut affirmer que les méthodes de travail de chacun seront modifiées du fait de l’existence de ce nouvel outil; selon les cas, leurs évolutions seront profondes ou secondaires, rapides ou progressives, mais elles seront partout présentes.

Maîtriser l’inéluctable

Tant le chantre de l’ordinateur que son détracteur lui attribuent des responsabilités qui ne sont nullement les siennes. Un phénomène particulier peut apparaître comme la conséquence de plusieurs facteurs techniques économiques ou sociaux; et l’un de ceux-ci peut effectivement être symbolisé par l’ordinateur; toutefois, ce dernier n’est que l’outil, souvent utile, quelquefois nécessaire, pour maîtriser un phénomène. Ainsi, on craint souvent que la liberté des personnes puisse un jour être entravée par l’utilisation abusive des grands fichiers automatisés où est rassemblée l’«histoire» de chacun (état civil, fortunes, revenus, dossier médical, casier judiciaire, etc.); on en rend responsable l’ordinateur et on s’élève contre les projets d’automatisation, livrant ainsi un combat d’arrière-garde contre un progrès inévitable, alors que le véritable problème est de le maîtriser. En fait, la croissance et l’importance des flux d’information entre agents (personnes, entreprises, administration) sont liées au développement de notre société; il importe de les gérer de façon satisfaisante et économique; or, le seul moyen à notre disposition est l’ordinateur et le refus de l’utiliser est analogue à la condamnation des chemins de fer ou du téléphone à d’autres époques. Face à ce fait inéluctable, il importe de bâtir un droit et des institutions pour éviter tout abus qui naîtrait d’une mauvaise utilisation de ces fichiers: la maîtrise d’une nouvelle technique pose chaque fois à l’humanité un défi qu’elle ne saurait résoudre par un refus.

L’informatique permet la croissance du rendement dans les emplois non directement liés à la production (travaux administratifs, par exemple). C’est là une conséquence essentielle. Dans les économies modernes, le nombre de ces emplois augmente sans cesse. Or, sans l’informatique, sa productivité ne peut évoluer que fort lentement, ce qui condamne à terme la croissance économique. La généralisation de l’emploi des ordinateurs dans la gestion permet de prévoir une évolution de la productivité, analogue à celle que l’on constate dans le secteur secondaire.

L’introduction d’une technique aussi révolutionnaire que l’informatique amène également diverses évolutions dans les attitudes et dans l’organisation. En premier lieu, elle fait accéder à la mentalité économique des secteurs où les préoccupations de rentabilité et d’efficacité sont, dans une certaine mesure, absentes. Les divers résultats comptables dont on peut disposer rapidement et économiquement amènent à prendre conscience des coûts, à fixer des objectifs précis, à évaluer les choix possibles au niveau de chaque cellule: l’atelier, l’agence commerciale, l’usine, etc.

En second lieu, l’implantation d’un ordinateur conduit à repenser l’organisation des diverses activités et, à ce titre, constitue le moyen privilégié de réformer les structures et les méthodes de travail. Dans bien des cas, il s’avère préférable de ne pas se contenter de transposer les opérations classiques, mais d’imaginer de nouvelles structures pour tirer le meilleur parti du système informatique. Ainsi, la constitution du système de réservation dans le domaine des transports et des loisirs – qui permet, en un point quelconque (agence de voyage, par exemple), de consulter les fichiers où est enregistrée l’offre (chambres d’hôtel, places d’avion...) –, modifie les rôles réciproques des divers agents économiques. Cela amène les hôtels à se regrouper et à confier une partie de la responsabilité commerciale à ceux qui exploitent un tel système. Le service en matière de loisirs évolue également et conduit à offrir un ensemble de choix globaux et cohérents alors qu’auparavant chacun agissait de manière dispersée. Ce qui est vrai au niveau des structures l’est également au niveau de l’organisation et, bien souvent, l’informatique modifiera les méthodes de travail et les responsabilités des diverses personnes dans l’entreprise: un meilleur contrôle par la direction autorisera une délégation de responsabilités plus large et plus explicite; l’existence d’une documentation complète, aisément accessible, permettra de réaliser immédiatement des opérations autrefois émiettées dans le temps et dans les services.

L’informatique enfin donnera naissance à une activité de service orientée vers les besoins de gestion et d’aide à la décision qui n’existe pour l’instant qu’à l’état embryonnaire. Par exemple, des entreprises se créent dont l’objet est de proposer à tel ou tel secteur professionnel soit des programmes prêts à prendre en charge leurs applications de gestion (ces programmes généraux sont appelés packages ), soit des terminaux d’ordinateur leur donnant accès à un système informatique comprenant programmes et fichiers. On estime que cette activité représente 2 à 3 p. 100 du produit national, chiffre très important en valeur absolue. Un développement de cette ampleur implique une mutation professionnelle et la naissance d’une véritable industrie de services.

L’informatique de gestion, domaine encore imprécis et évolutif, mais dont la spécificité ne cesse de s’affirmer, est née de la rencontre d’une technique aux possibilités révolutionnaires et des difficultés croissantes qu’éprouvent les sociétés développées pour gérer des situations complexes et faciliter la circulation de l’information. Dès aujourd’hui, ce domaine préfigure le rôle essentiel que joueront les investissements intellectuels dans les économies modernes. Différents de la recherche, ces investissements dont l’ampleur dépasse le coût des machines seront à l’origine de la richesse des collectivités. Personnel de haute qualité et imagination seront également essentiels pour affronter de tels risques.

Encyclopédie Universelle. 2012.